Ordfører Ottervik har brutt arkivforskiften. Sentral Olsø-epost ble ikke journalført og slettet

Bernt, Rune Olsø
Arkivverket slår fast at ordfører Rita Ottervik brøt arkivforskriften når hun ikke journalførte e-post fra Rune Olsø der han meldte seg inhabil i Grønn Strek-saken. Hun sendte den heller ikke til vurdering, og slettet den og en annen hun fikk om det samme fra Rune Olsø. Foto: Logo fra Arkivverket, Trondheim kommune. Illustrasjon av e-posten etter innsyn hos Økokrim. Røde rammer satt inn av Nidarosa.

Ordføreren journalførte ikke og slettet to e-poster der Rune Olsø meldte seg inhabil i Grønn Strek-saken (Kystad og Være). Arkivverket har vurdert den ene og slår fast at hennes manglende journalføring er brudd på arkivforskriften. Noe de mener er alvorlig.

Nidarosa har tidligere avslørt at ordfører Rita Ottervik fikk to e-poster fra den daværende AP-toppen Rune Olsø der han meldte seg inhabil i Grønn Strek-saken. Ordføreren sendte ikke e-postene videre til administrasjonen for vurdering. Det ble derfor ikke mulig for media og de andre partiene i bystyret å få denne informasjonen. Professor Jan Fridthjof Bernt sier hun var pliktig til å sende e-postene videre til vurdering. Ordføreren kan dermed ha brutt bystyrets reglement.

E-postene var ikke journalført og slettet
Ordføreren hadde heller ikke journalført e-postene, og hun opplyste i intervju med Nidarosa i februar 2018 at e-postene var slettet da Nidarosa ba om å få se de. Fra intervjuet med ordfører Rita Ottervik:

Rita Ottervik
Ordfører Rita Ottervik (AP). Foto: Trondheim kommune

– Men du sa jo du hadde fått dem.
– Ja, men vi har begrenset lagringskapasitet på våre e-poster, så vi har måttet slette. Så vi har ikke tilgang til de lenger.

– Så disse e-postene finnes ikke lenger?
– Jeg har ikke tilgang til dem. Økokrim har vel brukt noen ressurser på å få tak i de via Rune Olsøs datamaskin eller liknende, det vet jeg ikke. Det må nesten de spørres om, sier Ottervik.

– Ja, men de er ført? Om jeg retter en innsynsforespørsel til Bystyresekretariatet.
– Det hjelper ikke, de finnes ikke. De er ikke journalført

– Er de slettet?
– Ja, selvfølgelig

– Men du er jo pliktig til å ha ei postliste, er de ført i postliste?
– Det som er sendt til meg som er partipost er ikke journalpliktig etter loven, sier ordfører Rita Ottervik.

Professor Bernt: E-postene burde vært journalført

Professor emeritus Jan Fridthjof Bernt,, Universitetet i Bergen. Foto: Universitetet i Bergne.

Jusprofessor Jan Fridthjof Bernt fra Universitetet i Bergen, en av Norges fremste eksperter på området, sier i motsetning til ordføreren at e-postene skulle vært journalført. På oppfølgingsspørsmål fra Nidarosa bekreftet han det igjen:

– Mener du disse e-postene burde vært journalført?
– Når ordføreren får e-poster om forhold knyttet til behandlingen av saker som er under behandling i kommunen, og hun dessuten har som ansvarsområde å forholde seg til erklæringer om inhabilitet, burde hun skjønt at hun mottok disse e-postene i egenskap av ordfører, og at de burde journalføres, sier Bernt.

– Kan det være et brudd på arkivloven?
– Arkivlova kan jeg ikke si noe sikkert om.

Arkivverket: Brudd på arkivforskriften, det er alvorlig
Siden jusprofessor Bernt ikke kunne si noe sikkert om arkivloven sendte Nidarosa de to e-postene til Arkivverket for vurdering.

Den andre e-posten som den daværende AP-toppen Rune Olsø meldte seg inhabil i saken Grønn Strek. Det var denne som Arkivverket har vurdert. Illustrasjon av e-posten etter innsyn hos Økokrim. Røde rammer satt inn av Nidarosa.

De hadde ikke kapasitet til å vurdere begge. Men den siste e-posten fra 13. januar 2016 har de vurdert. Arkivverket konkluderte med at e-posten var arkivpliktig og at arkivforskriften var brutt. De ser alvorlig på dette:

» Etter Arkivverkets vurdering er e-posten av 13.1.16 et journalføringspliktig dokument i henhold til arkivforskriften § 9 og skulle derfor vært journalført og arkivert i Trondheim kommunes arkiv. God kvalitet i arkivdanningen og offentlighet i forvaltningen fordrer at dokumenter journalføres og arkiveres fortløpende. Om saksdokumenter slettes fra innboksen før de er blitt journalført og arkivert, er dette alvorlig.»

Ordfører Ottervik vil ikke svare på spørsmål
Ordføreren fikk oversendt svarene fra jusprofessor Bernt og Arkivverket i april i år. Hun fikk også spørsmål. Ordføreren ville ikke kommentere spørsmålene, og skrev at hun avventet kontrollkomiteens konklusjon i Grønn Strek-saken. Men ordføreren vet at kontrollkomiteen ikke hadde dette temaet oppe i sin høring, og at Kommunerevisjonen ikke har vurdert dette i sin Grønn Strek-rapport. Det ble derfor ikke behandlet i høringen.

Dette var noen av spørsmålene ordføreren fikk rundt at hun hadde slettet de to Olsø-e-postene, og som hun ikke har svart på:

– Jusprofessor Bernt mener du skulle journalført e-postene fra Olsø. Arkivverket har vurdert den ene og slår fast at du har brutt arkivforskriften. De mener dette er alvorlig. Er du enig i deres vurdering?

– Ved at du slettet e-postene fikk ikke Nidarosa eller andre interesserte tilgang til disse før Økokrim ga innsyn i avhørene i Kystad-saken. Slettet du e-postene for å skjule hva du visste om Rune Olsø sin inhabilitet i Grønn Strek-saken og andre saker han meldte seg inhabil til?

Her er hele svaret fra Arkivverket:

Side 1 i svaret fra Arkivverket.
Side 2 i svaret fra Arkivverket

Nidarosa informerer:
Journalist og redaktør i Nidarosa Snorre Vikdal var vitne i Kystad-saken i april 2017. Dette var mens han var folkevalgt, og før han startet nettavisen Nidarosa i august 2017. Kystad-saken ble henlagt etter bevisets stilling i februar 2018. Før det var det en annen journalist i Nidarosa som dekket saken. Da media i Trondheim ikke har fulgt opp saken godt nok vil Nidarosa nå trykke en del saker rundt komplekset som er viktige å belyse. Dette er i tråd med Vær Varsom plakatens § 1.4.Les mer om grunnene til at Nidarosa velger å publisere disse sakene, og om Snorre Vikdals objektivitet i Kystad-saken her.